Allgemeine Geschäftsbedingungen für HalloLuca

Stand: September 2026

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für sämtliche Verträge zwischen der

Accentive Heidelberg Services GmbH
Zeiloch 15
76646 Bruchsal
Deutschland

nachfolgend „Anbieter“,

und Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, nachfolgend „Kunde“, über die Nutzung der Softwarelösung HalloLuca.

(2) HalloLuca richtet sich insbesondere an Zahnarztpraxen, medizinische Versorgungszentren und sonstige Leistungserbringer im Gesundheitswesen.

(3) Diese AGB gelten nicht gegenüber Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB.

(4) Abweichende oder entgegenstehende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, sofern der Anbieter ihrer Geltung nicht ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

(5) Individuelle Vereinbarungen im jeweiligen Angebot, Bestellformular oder sonstigen Einzelvertrag haben Vorrang vor diesen AGB.

§ 2 Vertragsschluss und Vertragsgrundlagen

(1) Ein Vertrag kommt durch die Annahme eines Angebots des Anbieters durch den Kunden, durch Abschluss eines elektronischen Bestellvorgangs oder durch eine sonstige ausdrückliche Vereinbarung zustande.

(2) Mit dem Kunden gilt der elektronische Kommunikationsweg als vereinbart.

(3) Der konkrete Leistungsumfang, die Vergütung, enthaltene Nutzungskontingente und gegebenenfalls abweichende Vertragsbedingungen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Bestellformular.

(4) Angaben auf Webseiten, in Präsentationen, Demonstrationen oder Werbematerialien stellen keine Garantie oder Beschaffenheitsvereinbarung dar, sofern sie nicht ausdrücklich in den Vertrag einbezogen wurden.

(5) Soweit mehrere Vertragsdokumente voneinander abweichen, gilt folgende Rangfolge:

individuelles Angebot oder Bestellformular,
ausdrücklich vereinbarte Leistungsbeschreibung oder Service-Level-Vereinbarung,
Auftragsverarbeitungsvereinbarung hinsichtlich datenschutzrechtlicher Regelungen,
diese AGB.

§ 3 Vertragssoftware und Leistungsumfang

(1) HalloLuca ist ein webbasierter Software-as-a-Service (SaaS) Dienst zur Unterstützung von Telefonie-, Kommunikations- und Organisationsprozessen in Zahnarztpraxen und vergleichbaren Einrichtungen.

(2) Abhängig vom vereinbarten Leistungsumfang kann HalloLuca insbesondere folgende Funktionen bereitstellen:

Annahme eingehender Telefonanrufe durch einen KI-basierten Sprachassistenten,
natürliche sprachliche Interaktion mit Patienten und sonstigen Anrufern,
Erfassung und Strukturierung von Anliegen,
Erstellung von Transkripten und Gesprächszusammenfassungen,
automatische Erstellung, Kategorisierung und Priorisierung von Aufgaben für das Praxisteam,
Weiterleitung oder Eskalation von Anrufen entsprechend den vereinbarten Regeln,
Erfassung von Terminwünschen,
Terminbuchung oder Terminänderung, soweit eine entsprechende technische Integration besteht,
Erfassung von Neupatientenanfragen,
Erfassung und Priorisierung dringlicher Anliegen entsprechend den hinterlegten Praxisregeln,
Rückruf-, Erinnerungs- und Nachsorgeprozesse,
Durchführung ausgehender Telefonate, soweit vereinbart,
gemeinsame Aufgabenverwaltung für das Praxisteam,
Schnittstellen zu Telefonanlagen, Kalendern, Praxisverwaltungssystemen oder sonstigen Anwendungen.

(3) Ein Anspruch auf einzelne Funktionen besteht nur, soweit diese Bestandteil des vereinbarten Tarifs oder Angebots sind.

(4) Einzelne Funktionen können als Beta-, Test- oder Vorschaufunktion gekennzeichnet werden. Solche Funktionen können häufiger geändert, eingeschränkt oder eingestellt werden.

§ 4 Einrichtung, Onboarding und Standorte

(1) Die übliche technische Ersteinrichtung (Onboarding) von HalloLuca sowie eine initiale Schulung des Kunden sind in der vereinbarten monatlichen Vergütung enthalten.

(2) Zur Einrichtung kann insbesondere gehören:

Konfiguration der Begrüßung,
Erfassung von Öffnungszeiten und Praxisinformationen,
Konfiguration üblicher Gesprächsabläufe und Eskalationsregeln,
Unterstützung bei der Einrichtung von Rufumleitungen oder Telefonnummern,
initiale Schulung der Benutzeroberfläche.

(3) Individuelle Softwareentwicklung, umfangreiche Datenmigrationen, Sonderintegrationen oder sonstige über das übliche Onboarding hinausgehende Leistungen sind nur enthalten, wenn dies vorher ausdrücklich vereinbart wurde.

(4) Ein gebuchter Tarif kann nur für mehrere Standorte und mehrere Telefonnummern desselben Kunden genutzt werden, sofern dies in einem jeweiligen Angebot/Leistungsumfang auch so vorgesehen ist.

(5) Die in einem Tarif enthaltenen Telefonminuten gelten für sämtliche unter diesem Tarif eingerichteten Standorte und Telefonnummern.

(6) Rechtlich selbstständige Unternehmen gelten nicht automatisch als vom selben Tarif umfasst, auch wenn sie gesellschaftsrechtlich oder organisatorisch miteinander verbunden sind. Eine abweichende Vereinbarung ist möglich.

§ 5 Medizinische und fachliche Grenzen

(1) HalloLuca dient der Unterstützung von Praxisabläufen und der Kommunikation mit Patienten und sonstigen Anrufern.

(2) HalloLuca ersetzt keinen Zahnarzt, Arzt oder sonstiges medizinisches Fachpersonal.

(3) HalloLuca ist insbesondere nicht dazu bestimmt, eigenständig:

medizinische Diagnosen zu stellen,
Therapieentscheidungen zu treffen,
Medikamente zu verordnen oder zu verändern,
abschließende Entscheidungen über die medizinische Behandlungsbedürftigkeit eines Patienten zu treffen.

(4) HalloLuca kann Gesprächsinhalte erfassen, Rückfragen stellen, Anliegen kategorisieren und anhand der vom Kunden hinterlegten oder mit dem Kunden abgestimmten Regeln priorisieren.

(5) HalloLuca kann auf Grundlage solcher Regeln beispielsweise einen kurzfristigen Rückruf, eine Weiterleitung, eine priorisierte Aufgabe oder einen Terminwunsch erfassen.

(6) Eine solche technische Priorisierung stellt keine abschließende medizinische Diagnose oder Therapieentscheidung dar.

(7) Die medizinische Verantwortung und Entscheidungshoheit verbleibt beim behandelnden Zahnarzt beziehungsweise dem hierfür zuständigen medizinischen Fachpersonal.

(8) Der Kunde ist verpflichtet, die für seinen Praxisbetrieb erforderlichen Eskalationswege, Notfallhinweise, Öffnungszeiten, Vertretungsregelungen und sonstigen relevanten Informationen vollständig und aktuell bereitzustellen.

(9) Bei akut lebensbedrohlichen Situationen ersetzt HalloLuca insbesondere nicht die Notrufnummer 112 oder sonstige zuständige Notfalldienste.

§ 6 Einsatz künstlicher Intelligenz

(1) HalloLuca verwendet Systeme und Modelle künstlicher Intelligenz, insbesondere zur Spracherkennung, Sprachsynthese, Dialogsteuerung, Zusammenfassung, Klassifizierung und strukturierten Verarbeitung von Gesprächsinhalten.

(2) Dem Kunden ist bekannt, dass KI-Systeme trotz angemessener technischer Maßnahmen fehlerhafte, unvollständige, missverständliche oder unerwartete Ergebnisse erzeugen können.

(3) Der Anbieter gewährleistet daher keine vollständige inhaltliche Richtigkeit einzelner KI-generierter Aussagen, Transkripte, Zusammenfassungen oder Klassifizierungen.

(4) Der Kunde hat medizinisch oder organisatorisch wesentliche Informationen angemessen zu überprüfen, bevor hierauf wesentliche Entscheidungen gestützt werden.

(5) HalloLuca weist Anrufer zu Beginn der Kommunikation in geeigneter Weise darauf hin, dass sie mit einem KI-basierten beziehungsweise digitalen Assistenten interagieren.

(6) Der Kunde darf gesetzlich erforderliche Transparenzmechanismen nicht deaktivieren oder umgehen.

(7) Der Anbieter ist berechtigt, die für HalloLuca eingesetzten KI-Modelle, Modellversionen oder technischen Dienstleister zu ändern, sofern der wesentliche vereinbarte Funktionsumfang erhalten bleibt und die anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

§ 7 Telefonie

(1) Die Nutzung von HalloLuca kann insbesondere über Rufumleitungen, virtuelle Telefonnummern, SIP-Verbindungen oder sonstige Telekommunikationslösungen erfolgen.

(2) Eine bestehende Praxisnummer kann grundsätzlich weiterverwendet werden, soweit die technischen Voraussetzungen des jeweiligen Telefonieanbieters dies ermöglichen.

(3) Der Kunde ist für die ordnungsgemäße Konfiguration seiner Telefonanlage, Rufumleitung und sonstigen kundenseitigen technischen Infrastruktur verantwortlich.

(4) Die Erreichbarkeit von HalloLuca hängt teilweise von Telekommunikationsnetzen, Telefonanlagen, Internetverbindungen und technischen Leistungen Dritter ab.

(5) Der Anbieter ist für Störungen außerhalb seines Verantwortungsbereichs nicht verantwortlich.

(6) Soweit HalloLuca für ausgehende Telefonate eingesetzt wird, ist der Kunde dafür verantwortlich, dass die jeweilige Kontaktaufnahme rechtlich zulässig ist.

(7) HalloLuca darf insbesondere nicht für unzulässige Werbeanrufe oder Spam eingesetzt werden.

§ 8 Transkription und Gesprächsverarbeitung

(1) Für die Durchführung eines Telefonats wird das Audiosignal technisch in Echtzeit verarbeitet, soweit dies für Spracherkennung, Dialogführung und Sprachausgabe erforderlich ist.

(2) Im regulären HalloLuca-Dienst werden keine dauerhaften Audioaufzeichnungen der Telefongespräche gespeichert.

(3) Aus Gesprächen können insbesondere folgende Informationen gespeichert werden:

Transkripte,
Gesprächszusammenfassungen,
strukturierte Angaben zum Anliegen,
Kontaktdaten,
Anrufmetadaten,
Aufgaben und deren Priorisierung.

(4) Die technisch notwendige vorübergehende Verarbeitung von Audiodaten während eines laufenden Gesprächs gilt nicht als dauerhafte Gesprächsaufzeichnung im Sinne des Absatzes 2.

(5) Der Kunde ist für die Erfüllung der für seinen konkreten Anwendungsfall bestehenden Informationspflichten gegenüber Patienten und sonstigen Anrufern verantwortlich.

(6) Der Anbieter stellt im Rahmen der verfügbaren Funktionen geeignete Mechanismen zur Information der Anrufer über die KI-Nutzung und Datenverarbeitung bereit.

§ 9 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Recht ein, HalloLuca für eigene betriebliche Zwecke zu nutzen. Es werden keine Lizenzen eingeräumt oder sonstige Rechte an einer Software an den Kunden übertragen.

(2) Der Kunde darf Mitarbeitern und sonstigen berechtigten Personen innerhalb seiner Organisation Zugang zu HalloLuca gewähren.

(3) Sämtliche Rechte an HalloLuca, insbesondere an Software, Benutzeroberflächen, Workflows, Systemarchitektur, Prompt-Systemen, Datenmodellen und Marken verbleiben beim Anbieter und dessen Lizenzgebern.

§ 10 Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet,

nur berechtigten Personen Zugang zu HalloLuca zu ermöglichen,
Zugangsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen,
Praxisinformationen vollständig und aktuell zu halten,
insbesondere Öffnungszeiten, Urlaubszeiten, Leistungen, Ansprechpartner, Eskalationsregeln und Vertretungsinformationen aktuell zu halten,
den Anbieter über wesentliche Änderungen der Praxisabläufe zu informieren, soweit diese Auswirkungen auf HalloLuca haben,
HalloLuca nur für rechtmäßige Zwecke einzusetzen,
die für seinen konkreten Einsatz geltenden berufs-, datenschutz- und sonstigen gesetzlichen Vorgaben einzuhalten,
erkennbare technische Fehler und sicherheitsrelevante Vorfälle unverzüglich mitzuteilen.

§ 11 Verbotene Nutzung

Der Kunde darf HalloLuca insbesondere nicht:

für rechtswidrige Zwecke verwenden,
zur Täuschung von Anrufern über die Eigenschaft von HalloLuca als KI-System einsetzen,
für unzulässige Werbeanrufe oder Spam verwenden,
als autonomes System zur Erstellung medizinischer Diagnosen oder Therapieentscheidungen einsetzen,
als Ersatz für einen medizinischen Notfalldienst einsetzen,
zur Verarbeitung von Daten verwenden, zu deren Verarbeitung er nicht berechtigt ist,
zur Verbreitung rechtswidriger oder Rechte Dritter verletzender Inhalte verwenden,
zur Verbreitung von Schadsoftware einsetzen,
ohne gesetzliche Berechtigung Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Versuche zur Ermittlung des nicht öffentlich zugänglichen Quellcodes durchführen,
HalloLuca ohne vorherige Zustimmung des Anbieters als eigene Dienstleistung an Dritte weiterverkaufen.

§ 12 Bereitstellung, Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter stellt HalloLuca während der Vertragslaufzeit als webbasierten Software-as-a-Service (SaaS) Dienst zur Verfügung.

(2) Eine vollständig störungs- und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit kann aufgrund der technischen Natur der Leistung nicht garantiert werden.

(3) Soweit keine gesonderte Service-Level-Vereinbarung abgeschlossen wurde, besteht kein Anspruch auf eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit.

(4) Der Anbieter wird angemessene technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um eine hohe Verfügbarkeit und Betriebssicherheit zu gewährleisten.

(5) Notwendige Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates und technische Änderungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen.

(6) Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit so durchgeführt, dass der Praxisbetrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird.

(7) Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Internetverbindungen oder externen Diensten, die außerhalb des angemessenen Einflussbereichs des Anbieters liegen, gelten nicht als vom Anbieter verursachte Nichtverfügbarkeit.

§ 13 Fehlerbehebung und Support

(1) Der Kunde wird erkennbare Fehler oder Störungen unverzüglich an den Anbieter melden.

(2) Der Anbieter wird angemessene Anstrengungen unternehmen, Störungen möglichst zeitnah zu untersuchen und zu beheben.

(3) Die Fehlerbehebung für vertragsgemäß genutzte Standardfunktionen ist Bestandteil der monatlichen Vergütung.

(4) Ebenso in der monatlichen Vergütung enthalten sind die übliche Unterstützung bei der Einrichtung sowie die initiale Schulung gemäß § 4.

(5) Zusätzliche Beratungs-, Entwicklungs- oder Integrationsleistungen können gesondert vereinbart und vergütet werden.

§ 14 Updates und Weiterentwicklung

(1) Der Anbieter ist berechtigt, HalloLuca laufend weiterzuentwickeln und zu aktualisieren.

(2) Funktionen dürfen insbesondere aufgrund technischer Weiterentwicklung, Sicherheitsanforderungen, gesetzlicher Vorgaben oder Änderungen bei Drittanbietern angepasst werden.

(3) Der wesentliche vertraglich vereinbarte Funktionsumfang wird während der Vertragslaufzeit nicht ohne sachlichen Grund erheblich reduziert.

(4) Neue Module, Funktionen oder Integrationen können gesondert vergütungspflichtig angeboten werden.

§ 15 Dienste und Schnittstellen Dritter

(1) HalloLuca kann für die Leistungserbringung Produkte und Dienstleistungen Dritter einsetzen oder Schnittstellen zu solchen Diensten bereitstellen.

(2) Hierzu können insbesondere Telekommunikationsanbieter, Hostinganbieter, KI-Anbieter, Kalenderanbieter und Anbieter von Praxisverwaltungssystemen gehören.

(3) Die Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit solcher Drittanbieterdienste kann außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen.

(4) Änderungen, Einschränkungen oder die Einstellung eines Drittanbieterdienstes können dazu führen, dass eine Funktion oder Integration angepasst werden muss.

(5) Der Anbieter wird in einem solchen Fall angemessene Anstrengungen unternehmen, die betroffene Funktion zu erhalten oder eine wirtschaftlich und technisch vertretbare Alternative bereitzustellen.

§ 16 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Die Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der jeweils anwendbaren Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

(2) Soweit der Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, erfolgt diese Verarbeitung auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO („AVV“).

(3) Die AVV ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses.

(4) Im Falle von Widersprüchen zwischen der AVV und diesen AGB gehen hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten die Regelungen der AVV vor.

(5) Im Rahmen der Nutzung von HalloLuca können insbesondere Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden.

(6) Der Kunde ist als Verantwortlicher insbesondere für die Festlegung der Zwecke und Rechtsgrundlagen der von ihm veranlassten Verarbeitung sowie für die Erfüllung seiner Informationspflichten verantwortlich.

(7) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung ausschließlich entsprechend der AVV, den dokumentierten Weisungen des Kunden und den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen.

(8) Personenbezogene Patienten-, Gesprächs- oder Kommunikationsdaten werden vom Anbieter nicht zum Training allgemein verfügbarer KI-Modelle verwendet, sofern nicht ausdrücklich eine hiervon abweichende Vereinbarung getroffen wurde.

§ 17 Vertraulichkeit

(1) Beide Parteien verpflichten sich, ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werdende vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich zu behandeln.

(2) Hierzu zählen insbesondere:

Geschäftsgeheimnisse,
technische Informationen,
Zugangsdaten,
interne Praxisinformationen,
Informationen über Patienten, Mitarbeiter und Geschäftspartner.

(3) Die Vertraulichkeitsverpflichtung gilt nicht für Informationen, die:

öffentlich bekannt sind,
ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt werden,
der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren,
aufgrund gesetzlicher Verpflichtung offengelegt werden müssen.

(4) Der Anbieter verpflichtet seine Mitarbeiter und eingesetzten Dienstleister im erforderlichen Umfang zur Vertraulichkeit.

(5) Die Verpflichtungen dieses Paragraphen bestehen auch nach Beendigung des Vertrags fort.

§ 18 Kundendaten

(1) Die Rechte an vom Kunden bereitgestellten Daten und Inhalten verbleiben beim Kunden beziehungsweise den jeweiligen Rechteinhabern.

(2) Der Kunde räumt dem Anbieter die für die vertragsgemäße Bereitstellung von HalloLuca erforderlichen Nutzungs- und Verarbeitungsrechte ein.

(3) Diese Rechte bestehen nur soweit und solange dies für die Durchführung des Vertrags erforderlich ist.

(4) Der Anbieter darf vollständig anonymisierte und aggregierte Nutzungsinformationen zur Analyse und Verbesserung von HalloLuca verwenden, sofern ein Rückschluss auf einzelne Patienten, Mitarbeiter oder Kunden ausgeschlossen ist.

§ 19 Tarife, Telefonminuten und Nutzungskontingente

(1) Die Vergütung und das im jeweiligen Tarif enthaltene Nutzungskontingent ergeben sich aus dem Angebot oder Bestellformular.

(2) Soweit der jeweilige Tarif Telefonminuten enthält, gelten die enthaltenen Minuten gemeinsam für sämtliche im Tarif eingerichteten Telefonnummern und Standorte.

(3) Jede angefangene Telefonminute wird als volle Minute abgerechnet.

(4) Beispielsweise entsprechen 45 Sekunden Gesprächsdauer einer Telefonminute. Eine Gesprächsdauer von 1 Minute und 10 Sekunden entspricht zwei Telefonminuten.

(5) Als Telefonminute gilt die Zeit, in der der jeweilige Anruf durch HalloLuca bearbeitet wird.

(6) Wird ein Gespräch erfolgreich an einen Menschen oder ein externes Ziel weitergeleitet, wird die Zeit nach Abschluss der Übergabe nicht als von HalloLuca verbrauchte Telefonzeit berechnet, soweit HalloLuca nicht weiterhin technisch am Gespräch beteiligt ist.

(7) Nicht verbrauchte Inklusivminuten verfallen am Ende des jeweiligen monatlichen Abrechnungszeitraums und werden nicht auf den Folgemonat übertragen.

(8) Eine Überschreitung des enthaltenen Minutenkontingents führt nicht automatisch zu einem Tarifwechsel.

(9) Zusätzliche Telefonminuten werden entsprechend dem vereinbarten Preis für Mehrverbrauch berechnet.

§ 20 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Sämtliche Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die monatliche Grundgebühr wird monatlich im Voraus in Rechnung gestellt.

(3) Mehrverbrauch, insbesondere zusätzlich verbrauchte Telefonminuten, wird nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums ermittelt und grundsätzlich mit der Rechnung für den folgenden Abrechnungszeitraum abgerechnet.

(4) Die erste Rechnung wird zum Vertragsbeginn gestellt.

(5) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug fällig.

(6) Ein monatlicher Abrechnungszeitraum beginnt grundsätzlich am Tag des Vertragsbeginns und endet am Tag vor dem entsprechenden Datum des Folgemonats, sofern im Angebot keine Abrechnung nach Kalendermonaten vereinbart wurde.

(7) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

(8) Befindet sich der Kunde trotz Mahnung mit einer nicht unerheblichen Zahlung in Verzug, ist der Anbieter nach vorheriger Ankündigung berechtigt, den Zugang zu HalloLuca vorübergehend einzuschränken oder zu sperren.

§ 21 Pilotangebot

(1) Sofern der Kunde HalloLuca im Rahmen des ausdrücklich als Pilotangebot bezeichneten Tarifs bucht, gelten die Regelungen dieses Paragraphen.

(2) Der Pilot beginnt mit dem vereinbarten Vertragsbeginn.

(3) Das Pilotangebot wird mit monatlicher Vertragslaufzeit abgeschlossen und kann vom Kunden mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen monatlichen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

(4) Es besteht keine dreimonatige Mindestlaufzeit.

(5) Die besonderen Pilotkonditionen gelten für höchstens drei aufeinanderfolgende monatliche Abrechnungszeiträume.

(6) Für die monatliche Grundgebühr, die enthaltenen Telefonminuten sowie die Vergütung zusätzlich verbrauchter Telefonminuten gelten die bei Vertragsschluss für das Pilotangebot ausgewiesenen Preise und Leistungsumfänge gemäß der zu diesem Zeitpunkt gültigen Preisliste, soweit nicht ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart wurde.

(7) Nicht verbrauchte Pilotminuten verfallen am Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums.

(8) Kündigt der Kunde während des ersten oder zweiten Pilotmonats fristgerecht, endet der Vertrag zum Ende des entsprechenden Abrechnungszeitraums. Eine automatische Fortführung findet in diesem Fall nicht statt.

(9) Kündigt der Kunde den Pilot nicht, gelten die Pilotkonditionen automatisch bis zum Ende des dritten Pilotmonats.

(10) Nach Ablauf des dritten Pilotmonats wird der Vertrag automatisch im Tarif „Einsteiger“ fortgeführt, sofern der Kunde nicht spätestens 14 Tage vor Ende des dritten Pilotmonats kündigt.

(11) Die automatische Umstellung führt zu keiner neuen Mindestlaufzeit.

§ 22 Einsteiger-Tarif nach dem Pilot

(1) Nach Ablauf eines nicht gekündigten Piloten wird der Vertrag automatisch im Tarif „Einsteiger“ fortgeführt.

(2) Der Einsteiger-Tarif wird monatlich abgerechnet und ist monatlich kündbar.

(3) Für die monatliche Grundgebühr, die enthaltenen Telefonminuten sowie die Vergütung zusätzlich verbrauchter Telefonminuten gelten die bei Abschluss des Pilotvertrags für den Einsteiger-Tarif ausgewiesenen Preise und Leistungsumfänge gemäß der zu diesem Zeitpunkt gültigen Preisliste, soweit nicht ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart wurde.

(4) Nicht verbrauchte Inklusivminuten verfallen am Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums.

(5) Die Grundgebühr für den ersten Monat des Einsteiger-Tarifs wird zu Beginn dieses Abrechnungszeitraums im Voraus in Rechnung gestellt.

(6) Mehrverbrauch aus dem letzten Pilotmonat kann auf derselben Rechnung nachträglich abgerechnet werden.

(7) Der Einsteiger-Tarif kann mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des jeweiligen monatlichen Abrechnungszeitraums gekündigt werden.

(8) Maßgeblich für die erstmalige automatische Umstellung nach dem Pilot sind die bei Abschluss des Pilotvertrags für den Einsteiger-Tarif geltenden Konditionen gemäß der zu diesem Zeitpunkt gültigen Preisliste.

§ 23 Gewährleistung

(1) Der Anbieter wird HalloLuca mit der bei vergleichbaren SaaS-Diensten üblichen fachlichen und technischen Sorgfalt betreiben.

(2) Dem Kunden ist bekannt, dass Software nach dem Stand der Technik nicht vollständig fehlerfrei betrieben werden kann.

(3) Insbesondere kann bei KI-basierten Systemen keine hundertprozentige inhaltliche Genauigkeit gewährleistet werden.

(4) Ein Mangel liegt nicht allein deshalb vor, weil eine einzelne KI-Ausgabe, Transkription, Zusammenfassung oder Klassifizierung sprachlich oder sachlich fehlerhaft ist, sofern die Vertragssoftware insgesamt für den vereinbarten Einsatzzweck geeignet bleibt.

(5) Der Kunde wird erkennbare Mängel unverzüglich melden und dem Anbieter die zur Untersuchung erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen.

(6) Der Anbieter ist zunächst zur Nacherfüllung berechtigt.

(7) Gewährleistungsansprüche verjähren, soweit gesetzlich zulässig, innerhalb von zwölf Monaten.

§ 24 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt:

bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit,
für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit,
bei arglistigem Verschweigen eines Mangels,
im Rahmen einer ausdrücklich übernommenen Garantie,
soweit eine Haftung aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften besteht.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet der Anbieter nur für den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

(3) Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(4) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(5) Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung nach Absatz 2 je Schadensfall auf die Vergütung beschränkt, die vom Kunden innerhalb der zwölf Monate vor Eintritt des schadensbegründenden Ereignisses gezahlt wurde oder zu zahlen war, mindestens jedoch auf 10.000 EUR.

(6) Die Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

(7) Der Anbieter haftet insbesondere nicht für Schäden, soweit diese darauf beruhen, dass:

der Kunde fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Praxisinformationen bereitgestellt hat,
der Kunde medizinische Entscheidungen ohne erforderliche fachliche Prüfung ausschließlich auf Grundlage einer von HalloLuca oder einer sonstigen KI-Funktion erzeugten Ausgabe getroffen hat,
der Kunde erforderliche Eskalations-, Weiterleitungs- oder Praxisregeln fehlerhaft oder unvollständig festgelegt hat,
Telekommunikationsnetze, Telefonanlagen oder Drittanbieterdienste außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters ausgefallen sind oder fehlerhaft funktionieren.

(8) Die vorstehenden Haftungsausschlüsse und Haftungsbeschränkungen gelten nur, soweit der Anbieter den jeweiligen Schaden oder Umstand nicht zu vertreten hat.

§ 25 Freistellung bei rechtswidriger Nutzung

(1) Der Kunde stellt den Anbieter von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung von HalloLuca durch den Kunden entstehen, soweit der Kunde die zugrunde liegende Rechtsverletzung zu vertreten hat.

(2) Dies gilt insbesondere für Ansprüche aufgrund:

unzulässiger Werbeanrufe,
unrechtmäßiger Verarbeitung personenbezogener Daten,
vom Kunden bereitgestellter rechtsverletzender Inhalte,
eines nicht bestimmungsgemäßen medizinischen Einsatzes von HalloLuca.

§ 26 Sperrung

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Nutzung von HalloLuca vorübergehend einzuschränken oder zu sperren, wenn:

konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bestehen,
die Sicherheit oder Integrität der Systeme gefährdet wird,
der Kunde trotz Mahnung mit wesentlichen Zahlungen in Verzug ist,
eine Sperrung zur Abwehr erheblicher Schäden erforderlich ist.

(2) Der Anbieter wird die berechtigten Interessen des Kunden berücksichtigen und den Kunden nach Möglichkeit vor einer Sperrung informieren.

§ 27 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Soweit im Angebot nichts Abweichendes vereinbart wurde, wird HalloLuca mit monatlicher Vertragslaufzeit angeboten.

(2) Der Vertrag verlängert sich jeweils um einen weiteren monatlichen Abrechnungszeitraum, sofern er nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt wird.

(3) Für Pilotverträge gelten ergänzend die besonderen Regelungen aus § 21 und § 22.

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn:

der Kunde HalloLuca trotz vorheriger Aufforderung fortgesetzt rechtswidrig nutzt,
der Kunde erhebliche Sicherheitsrisiken verursacht,
der Kunde mit einem wesentlichen Teil der geschuldeten Vergütung in Verzug ist.

(6) Kündigungen bedürfen der Textform. Eine Kündigung per E-Mail ist ausreichend.

§ 28 Folgen der Vertragsbeendigung

(1) Mit Wirksamwerden der Vertragsbeendigung endet das Nutzungsrecht des Kunden.

(2) Der Kunde erhält, soweit technisch vorgesehen und datenschutzrechtlich zulässig, Gelegenheit, relevante Kundendaten innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu exportieren.

(3) Personenbezogene Daten werden entsprechend der AVV und den vereinbarten Löschfristen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(4) Im Voraus gezahlte Vergütung für bereits begonnene monatliche Abrechnungszeiträume wird bei einer ordentlichen Kündigung nicht anteilig erstattet.

(5) Verpflichtungen, die ihrem Sinn und Zweck nach über die Beendigung des Vertrags hinaus gelten sollen, insbesondere Vertraulichkeits-, Datenschutz- und Haftungsregelungen, bleiben bestehen.

§ 29 Änderungen der AGB und Preise

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB für bestehende Vertragsverhältnisse zu ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht und die Änderung dem Kunden zumutbar ist.

(2) Sachliche Gründe können insbesondere sein:

Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen,
Änderungen der Rechtsprechung,
technische oder sicherheitsbezogene Anforderungen,
Weiterentwicklungen des angebotenen Dienstes.

(3) Änderungen werden dem Kunden mindestens vier Wochen vor ihrem vorgesehenen Inkrafttreten in Textform mitgeteilt.

(4) Änderungen wesentlicher Hauptleistungspflichten oder der Vergütung werden nicht allein aufgrund eines ausbleibenden Widerspruchs wirksam, soweit eine ausdrückliche Zustimmung gesetzlich erforderlich ist.

(5) Der Anbieter kann die Preise eines laufenden monatlichen Vertrags mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens sechs Wochen ändern, sofern hierfür ein sachlicher Grund besteht.

(6) Sachliche Gründe für Preisänderungen können insbesondere erhebliche Änderungen der Kosten für Telekommunikation, Hosting, KI-Dienste oder andere für die Leistungserbringung erforderliche Drittanbieter sein.

(7) Bei einer Preiserhöhung ist der Kunde berechtigt, den Vertrag vor Inkrafttreten der Preisänderung zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu kündigen.

(8) Der Anbieter wird zusammen mit der Preisänderungsmitteilung auf dieses Kündigungsrecht hinweisen.

§ 30 Referenznennung

Der Anbieter darf den Namen, die Marke oder das Logo des Kunden zu Werbe- oder Referenzzwecken nur verwenden, wenn der Kunde dem vorher zugestimmt hat.

§ 31 Aufrechnung und Zurückbehaltungsrechte

(1) Der Kunde darf gegen Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen.

(2) Zur Ausübung eines Zurückbehaltungsrechts ist der Kunde nur insoweit befugt, als sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

§ 32 Abtretung

Der Kunde darf Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters an Dritte abtreten. § 354a HGB bleibt unberührt.

§ 33 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters.

(3) Soweit eine Gerichtsstandsvereinbarung gesetzlich zulässig ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters.

(4) Änderungen und Ergänzungen individueller Verträge bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist.

(5) Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.

Mitgeltende Dokumente

Für die Nutzung von HalloLuca gelten ergänzend, soweit einschlägig:

das individuelle Angebot oder Bestellformular,
die Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO,
die technischen und organisatorischen Maßnahmen,
die Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter,
gegebenenfalls eine gesonderte Service-Level-Vereinbarung.