Datenschutzerklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Artikel 13 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Kurzüberblick

Diese Website (halloluca.com) verwendet keine Cookies. Zur Reichweitenmessung und zur Messung der Ladegeschwindigkeit setzen wir eine cookielose, datenschutzfreundliche Analyse (Vercel) ein.
Schriftarten werden lokal ausgeliefert. Es werden keine Schriftarten von externen Servern (z. B. Google Fonts) nachgeladen.
Der Sprachdienst „Luca" zeichnet keine Anrufe als Audio auf. Es wird ausschließlich ein Text-Transkript verarbeitet.
Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU.
Bei allen Fragen zum Datenschutz haben Sie einen Ansprechpartner im Inland.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist die Accentive Heidelberg Services GmbH, Zeiloch 15, 76646 Bruchsal, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Kimio Michael Tremmel.

Telefon: +49 69 407660 200
E-Mail: info@accentive.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter den vorstehenden Kontaktdaten.

2. Besuch dieser Website

a) Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch Informationen erhoben und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Seite, übertragene Datenmenge, Meldung über den erfolgreichen Abruf sowie verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Daten dienen dem sicheren und stabilen Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Webauftritt).

Diese Website wird bei der Vercel Inc. gehostet, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO besteht. Soweit dabei eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, gelten die Ausführungen unter Ziffer 6.

b) Reichweitenmessung und Ladegeschwindigkeit

Zur Verbesserung unseres Angebots setzen wir die cookielosen Dienste Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights der Vercel Inc. ein. Dabei werden aggregierte, nicht auf eine bestimmte Person zurückführbare Nutzungs- und Leistungsdaten erfasst, etwa aufgerufene Seiten, ungefährer Standort auf Länderebene, Geräte- und Browsertyp, die verweisende Seite sowie Kennzahlen zur Ladegeschwindigkeit. Es werden keine Cookies gesetzt und es findet kein geräteübergreifendes Tracking statt; einzelne Besucherinnen und Besucher werden nicht dauerhaft identifiziert. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer reichweitenstarken und technisch optimierten Website).

c) Cookies

Diese Website setzt keine Cookies.

d) Schriftarten

Alle verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es werden keine Schriftarten von externen Anbietern nachgeladen, sodass hierbei keine Daten an Dritte übertragen werden.

3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Anfrage), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, ansonsten Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen diese Daten, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Der Sprachdienst „Luca"

„Luca" ist ein KI-gestützter Telefonassistent, den wir für Zahnarztpraxen betreiben. Ruft eine Patientin oder ein Patient in einer Praxis an, kann Luca das Gespräch annehmen, das Anliegen klären, Termine vereinbaren und eine Notfall-Einschätzung vornehmen.

Verantwortlichkeit: Für die Verarbeitung der Anrufdaten von Patientinnen und Patienten ist die jeweilige Zahnarztpraxis die datenschutzrechtlich Verantwortliche. Accentive wird insoweit als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) tätig. Wenn Sie Patientin oder Patient sind und Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Praxis. Die folgenden Angaben dienen der Transparenz darüber, wie Luca arbeitet.

Einwilligung zu Beginn des Gesprächs: Zu Beginn jedes Anrufs weist Luca darauf hin, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt und dass das Gespräch als Text-Transkript in der EU verarbeitet und gespeichert wird, und fragt nach dem Einverständnis. Die Verarbeitung erfolgt nur, wenn die Anruferin oder der Anrufer ausdrücklich zustimmt (gesprochenes „Ja" oder Tastenwahl). Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Wird die Einwilligung nicht erteilt, wird kein Transkript gespeichert; der Anruf wird lediglich für einen Rückruf durch die Praxis vermerkt.

Verarbeitete Daten: je nach Anliegen die Rufnummer, ein deutschsprachiges Transkript des Gesprächs, eine automatisch erstellte Zusammenfassung sowie strukturierte Angaben zur Terminvereinbarung und Aufnahme (z. B. Name, Kontaktdaten, Versicherungsangaben, Grund des Anrufs). Im Rahmen der Notfall-Einschätzung können auch Gesundheitsdaten im Sinne von Artikel 9 DSGVO (z. B. Beschwerden oder Schmerzangaben) verarbeitet werden.

Keine Audioaufzeichnung: Luca zeichnet das Gespräch nicht als Audiodatei auf. Es wird ausschließlich das Text-Transkript verarbeitet und in einer Datenbank innerhalb der EU gespeichert.

Rechtsgrundlagen: die Terminvereinbarung und Bearbeitung des Anliegens auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO; die Speicherung von Gesundheitsdaten im Transkript auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb dieser Website und des Sprachdienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO ein. Dazu gehören:

der Hosting-Anbieter dieser Website,
für den Sprachdienst Anbieter aus den Bereichen Telefonie, Sprachverarbeitung und Sprache-zu-Text sowie Datenbank-Hosting.

Mit diesen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir Praxen im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags sowie auf Anfrage zur Verfügung. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn Sie eingewilligt haben, dies zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Datenübermittlung in Drittländer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Soweit einzelne Dienstleister ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR haben oder eine Übermittlung in ein Drittland im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt eine solche Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Artikel 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.

7. Speicherdauer

Server-Logfiles werden nur für einen kurzen Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Transkripte und Zusammenfassungen aus dem Sprachdienst werden für die Dauer aufbewahrt, die die jeweilige Praxis festlegt (standardmäßig bis zu 12 Monate), und danach gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Übrigen löschen wir personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

gemäß Artikel 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
gemäß Artikel 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
gemäß Artikel 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die weitere Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist,
gemäß Artikel 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
gemäß Artikel 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen,
gemäß Artikel 7 Absatz 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen, und
gemäß Artikel 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

9. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Artikel 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

10. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, und passen diese fortlaufend an den Stand der Technik an. Die Übertragung von Daten auf dieser Website erfolgt verschlüsselt über TLS, erkennbar am Schloss-Symbol in Ihrem Browser. Auch die Kommunikation des Sprachdienstes wird verschlüsselt übertragen. Bitte beachten Sie, dass die Vertraulichkeit unverschlüsselt versendeter E-Mails nicht gewährleistet werden kann.

11. Aktualität und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juli 2026. Durch die Weiterentwicklung unseres Angebots oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, sie anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung können Sie jederzeit auf dieser Website abrufen.