Datenschutzhinweise für HalloLuca

Stand: September 2026

1. Allgemeines

Wir, die Accentive Heidelberg Services GmbH, informieren Sie mit diesen Datenschutzhinweisen darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie unsere Website halloluca.com besuchen, mit uns geschäftlich in Kontakt treten oder mit der KI-Telefonassistenz HalloLuca einer Zahnarztpraxis interagieren.

Je nach Verarbeitungssituation nimmt die Accentive Heidelberg Services GmbH unterschiedliche datenschutzrechtliche Rollen ein:

(1) Beim Betrieb unserer Website, bei Anfragen an uns und bei der Durchführung unserer eigenen Geschäftsbeziehungen sind wir grundsätzlich selbst Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

(2) Wenn Sie eine Zahnarztpraxis anrufen und Ihr Gespräch durch HalloLuca bearbeitet wird, ist grundsätzlich die von Ihnen angerufene Praxis für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Accentive verarbeitet die Daten in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag der Praxis.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in eigener Verantwortung durchgeführten Verarbeitungen ist:

Accentive Heidelberg Services GmbH
Zeiloch 15
76646 Bruchsal
Deutschland

E-Mail: info@accentive.de

3. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie uns kontaktieren:

Accentive Heidelberg Services GmbH
Zeiloch 15
76646 Bruchsal
Deutschland

E-Mail: info@accentive.de

4. Ihre Rechte

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

5. Besuch unserer Website

5.1 Hosting und Server-Logdaten

Unsere Website wird über Dienste von Vercel bereitgestellt.

Beim Aufruf unserer Website können technisch erforderliche Informationen verarbeitet werden. Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• HTTP-Statuscode,
• technische Geräte- und Verbindungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Stabilität sowie zur Erkennung und Abwehr von Missbrauch und Sicherheitsvorfällen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website.

Soweit Vercel personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

6. Vercel Web Analytics

Wir verwenden Vercel Web Analytics, um aggregierte Informationen über die Nutzung unserer Website zu erhalten.

Hierdurch können insbesondere Informationen darüber verarbeitet werden:

• welche Seiten aufgerufen werden,
• von welchen Seiten Besucher auf unsere Website gelangen,
• aus welchem ungefähren geografischen Gebiet Zugriffe erfolgen,
• welche technischen Geräte oder Browser verwendet werden.

Vercel Web Analytics wird von uns nicht dazu eingesetzt, Besucher über verschiedene Websites hinweg zu verfolgen oder individuelle Nutzerprofile für Werbezwecke zu erstellen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Analyse und Verbesserung unserer Website.

7. Terminbuchung über Cal.com

Für die Vereinbarung von Demo-, Beratungs- oder sonstigen Terminen verwenden wir Cal.com.

Wenn Sie über Cal.com einen Termin buchen, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer, soweit angegeben,
• Unternehmen oder Praxis,
• gewünschter Termin,
• Angaben, die Sie im Buchungsformular machen,
• technische Verbindungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Terminbuchung und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Cal.com personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

8. E-Mail-Kommunikation

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Dienste von IONOS.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere:

• Ihre E-Mail-Adresse,
• Ihren Namen, soweit angegeben,
• den Inhalt Ihrer Nachricht,
• gegebenenfalls weitere von Ihnen übermittelte Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Soweit Ihre Anfrage der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Fehleranalyse und Systemüberwachung

Zur Erkennung und Analyse technischer Fehler und zur Verbesserung der Stabilität unserer Systeme können wir Sentry einsetzen.

Dabei können technische Informationen wie Fehlermeldungen, Geräteinformationen, Browserinformationen und technische Abläufe innerhalb der Anwendung verarbeitet werden.

Wir konfigurieren unsere Systeme so, dass Patientendaten, Gesprächstranskripte und Gesundheitsdaten grundsätzlich nicht für Zwecke der technischen Fehleranalyse an Sentry übermittelt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit, Stabilität und Fehlerfreiheit unserer Systeme.

10. Nutzung der KI-Telefonassistenz HalloLuca

10.1 Verantwortlichkeit der Zahnarztpraxis

Wenn Sie eine Zahnarztpraxis oder eine andere Gesundheitseinrichtung anrufen und das Gespräch durch HalloLuca angenommen oder unterstützt wird, erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich im datenschutzrechtlichen Verantwortungsbereich der jeweiligen Praxis beziehungsweise Gesundheitseinrichtung.

Die Praxis entscheidet insbesondere über:

• Zweck und Umfang der Nutzung von HalloLuca,
• die Rechtsgrundlage der Verarbeitung,
• Praxis- und Eskalationsregeln,
• die weitere Verwendung der aus dem Gespräch gewonnenen Informationen.

Die Accentive Heidelberg Services GmbH verarbeitet diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO im Auftrag der Praxis.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Patientendaten oder zur jeweiligen Rechtsgrundlage wenden Sie sich daher bitte vorrangig an die von Ihnen angerufene Praxis.

10.2 Hinweis auf die KI-Interaktion

Zu Beginn eines über HalloLuca geführten Gesprächs werden Anrufer in geeigneter Weise darüber informiert, dass sie mit einem KI-basierten beziehungsweise digitalen Assistenten sprechen.

10.3 Verarbeitete Daten

Bei einem über HalloLuca geführten Anruf können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname,
• Telefonnummer,
• Geburtsdatum, soweit zur Zuordnung erforderlich,
• Grund des Rückrufwunsches in allgemeiner, nicht-medizinischer Form,
• Terminwünsche,
• Transkript des Gesprächs,
• Gesprächszusammenfassung,
• aus dem Gespräch erzeugte Aufgaben,
• Dringlichkeitseinstufung anhand allgemeiner, nicht-medizinischer Kriterien,
• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs,
• technische Verbindungsdaten.

HalloLuca ist nicht darauf ausgelegt, im Rahmen dieser Kategorien gezielt Gesundheitsdaten oder sonstige besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO zu erfassen oder auszuwerten. Sollten Anrufer im Gesprächsverlauf gleichwohl unaufgefordert entsprechende Angaben machen, werden diese nicht strukturiert ausgewertet.

10.4 Keine dauerhafte Audioaufzeichnung

HalloLuca verarbeitet das Audiosignal während des laufenden Telefonats technisch in Echtzeit, soweit dies für Spracherkennung, Dialogführung und Sprachausgabe erforderlich ist.

Telefongespräche werden im regulären HalloLuca-Dienst nicht dauerhaft als Audiodatei gespeichert.

Aus dem Gespräch können jedoch insbesondere ein Transkript, eine Zusammenfassung, strukturierte Informationen und Aufgaben für das Praxisteam erstellt und gespeichert werden.

10.5 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung über HalloLuca kann insbesondere folgenden Zwecken dienen:

• Annahme und Bearbeitung von Anrufen bei Notdienstpraxen,
• Erfassung von Rückrufwünschen,
• Aufnahme von Terminwünschen,
• allgemeine Dringlichkeitseinstufung nach von der Praxis festgelegten, nicht-medizinischen Kriterien,
• Weiterleitung an Mitarbeiter,
• Erstellung von Aufgaben für das Praxisteam,
• Dokumentation des Gesprächs durch Transkript und Zusammenfassung,
• Durchführung von Rückrufprozessen,
• Verbesserung der Erreichbarkeit und Organisation der Praxis.

10.6 Rechtsgrundlage

Die jeweilige Notdienstpraxis ist dafür verantwortlich, die für die konkrete Verarbeitung anwendbare Rechtsgrundlage festzulegen. Abhängig vom konkreten Vorgang kommen insbesondere Rechtsgrundlagen nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO in Betracht. Sollten im Einzelfall ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO anfallen, ist zusätzlich Art. 9 Abs. 2 DSGVO einschlägig.
Accentive bestimmt als Auftragsverarbeiter grundsätzlich nicht die Rechtsgrundlage der durch die jeweilige Praxis veranlassten Verarbeitung.

10.7 KI-Verarbeitung

Zur Bearbeitung eines Anrufs können KI-Systeme insbesondere für folgende Funktionen eingesetzt werden:

• Spracherkennung,
• Sprachsynthese,
• Dialogführung,
• Extraktion strukturierter Kontakt- und Rückrufinformationen,
• allgemeine, nicht-medizinische Dringlichkeitseinstufung,
• Zusammenfassung,
• Erstellung und Priorisierung von Aufgaben.

Automatisch erstellte Einschätzungen oder Priorisierungen ersetzen keine abschließende medizinische Entscheidung. Die medizinische Verantwortung verbleibt bei der jeweiligen Notdienstpraxis beziehungsweise dem dort zuständigen medizinischen Fachpersonal.

10.8 Keine Nutzung für allgemeines KI-Training

Personenbezogene Patienten-, Gesprächs- und Gesundheitsdaten werden von Accentive nicht dazu verwendet, allgemein verfügbare KI-Modelle mit diesen Daten zu trainieren.

Soweit externe KI-, Sprach- oder Telekommunikationsdienstleister zur technischen Bereitstellung eingesetzt werden, erfolgt dies entsprechend den vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben.

10.9 Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Zur technischen Bereitstellung von HalloLuca können spezialisierte Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere für:

• Hosting und Datenbanken,
• Telekommunikation,
• Sprachübertragung,
• Spracherkennung und Sprachsynthese,
• KI-Verarbeitung,
• Monitoring und IT-Sicherheit.

Diese Dienstleister werden, soweit erforderlich, als Unterauftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden.

Eine aktuelle Übersicht der für HalloLuca eingesetzten Unterauftragsverarbeiter wird unseren Kunden im Rahmen der Auftragsverarbeitungsvereinbarung beziehungsweise über eine entsprechende Unterauftragsverarbeiterliste bereitgestellt.

10.10 Drittlandübermittlungen

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen einzelner technischer Dienste in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt werden.

10.11 Speicherdauer von Transkripten

Gesprächstranskripte werden grundsätzlich für 90 Tage nach dem jeweiligen Telefonat gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Eine frühere Löschung kann erfolgen, wenn die jeweilige Praxis dies veranlasst oder die Daten für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit hierfür im konkreten Fall eine rechtliche Grundlage besteht oder die jeweilige Praxis die betreffenden Informationen in ein anderes für ihre Dokumentations- oder Behandlungspflichten vorgesehenes System übernimmt.

HalloLuca ist nicht als dauerhafte Patientenakte vorgesehen.

Aus einem Gespräch erzeugte strukturierte Informationen, Zusammenfassungen oder Aufgaben können unabhängig vom vollständigen Transkript für die Dauer gespeichert werden, die für den jeweiligen Praxisprozess erforderlich ist.

Die jeweilige Zahnarztpraxis bleibt für die Festlegung der erforderlichen Aufbewahrungsdauer ihrer medizinischen und organisatorischen Dokumentation verantwortlich.

11. Nutzung von HalloLuca durch Praxismitarbeiter

Wenn Mitarbeiter einer Praxis das HalloLuca-Dashboard oder andere Funktionen des Dienstes verwenden, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• berufliche E-Mail-Adresse,
• Benutzerkonto,
• Praxis- und Organisationszugehörigkeit,
• Rollen und Berechtigungen,
• Login- und Sicherheitsinformationen,
• Aktivitäten innerhalb des Systems,
• Kommentare, Aufgaben und sonstige eingegebene Inhalte.

Soweit diese Daten für die jeweilige Zahnarztpraxis verarbeitet werden, ist die Praxis Verantwortlicher und Accentive Auftragsverarbeiter.

12. Demo- und Pilotanfragen

Wenn Sie eine Demo, Beratung oder Teilnahme am HalloLuca-Pilot anfragen, können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

• Name,
• Praxisname,
• berufliche Kontaktdaten,
• Telefonnummer,
• Anzahl oder Struktur der Praxisstandorte,
• Informationen zur bestehenden Telefonie,
• sonstige von Ihnen bereitgestellte Angaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Vertragsanbahnung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

13. Geschäftliche Kommunikation

Wenn Sie mit uns als Kunde, Interessent, Lieferant, Kooperationspartner oder Mitarbeiter eines solchen Unternehmens in Kontakt stehen, verarbeiten wir die zur Durchführung dieser Geschäftsbeziehung erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• Unternehmen oder Organisation,
• berufliche Funktion,
• berufliche Kontaktdaten,
• Kommunikationsinhalte,
• Vertrags- und Abrechnungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in der effizienten Durchführung und Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen.

14. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb von Accentive erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diesen Zugriff zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• Hosting- und Datenbankanbieter,
• Telekommunikationsanbieter,
• KI- und Sprachverarbeitungsdienstleister,
• IT- und Sicherheitsdienstleister,
• E-Mail- und Kommunikationsanbieter,
• Terminbuchungsdienstleister,
• Steuerberater, Rechtsberater oder Wirtschaftsprüfer,
• Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung zur Übermittlung besteht.

Auftragsverarbeiter werden entsprechend Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang insbesondere:

• Verschlüsselung von Datenübertragungen,
• Zugriffskontrollen,
• rollenbasierte Berechtigungen,
• Authentifizierungs- und Sicherheitsmechanismen,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse,
• Datensicherungen,
• technische Trennung verschiedener Kunden,
• regelmäßige Aktualisierung eingesetzter Systeme,
• Prozesse zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen,
• Maßnahmen zur Gewährleistung von Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und der jeweiligen Risiken regelmäßig überprüft und weiterentwickelt.

16. Automatisierte Entscheidungen

HalloLuca setzt automatisierte Verarbeitung zur Unterstützung von Telefonaten und Praxisabläufen ein.

Hierzu können insbesondere die automatische Klassifizierung eines Anliegens, die Extraktion strukturierter Informationen und eine technische Priorisierung nach von der Praxis vorgegebenen Regeln gehören.

HalloLuca trifft jedoch keine rechtlich verbindlichen oder vergleichbar erheblichen medizinischen Entscheidungen über Patienten im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Insbesondere werden medizinische Diagnosen und Therapieentscheidungen nicht autonom durch HalloLuca getroffen.

17. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich gemäß Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für die Accentive Heidelberg Services GmbH ist grundsätzlich zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Heilbronner Straße 35
70191 Stuttgart
Deutschland

Sie können sich ebenfalls an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes wenden.

18. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich unsere Dienste, eingesetzte Technologien oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: September 2026